Stand personeli ve ziyaretçi yönetimi
Standı kimin, nasıl ve kaç vardiyada çalıştıracağı; ziyaretçiyle ilk otuz saniye; kayıt formunun KVKK'ya uygun hali; ticari ileti onayı; fuar sonrası takibe hazır veri. Kalabalık stand değil, doğru konuşulan stand iş getirir.
Stand, satış ekibinin yılda birkaç gün için kurduğu bir ofistir; ofisin kuralları da standda geçerlidir. Bu bölümde personel hazırlığını ve ziyaretçi verisinin hukuka uygun toplanmasını anlatıyoruz; toplanan verinin fuardan sonra nasıl kullanılacağı fuar sonrası bölümünde. Hukuki kısım kesin kural değil, yönlendirmedir; kendi aydınlatma metninizi ve rıza formunuzu veri sorumlunuz ya da hukuk danışmanınızla hazırlayın. Standın kendisini nasıl hazırladığımızı fuar standı hizmetleri sayfasında bulabilirsiniz.
01
Personel brief'i ve vardiya
Fuardan bir hafta önce yazılı brief dağıtılır ve bir saatlik toplantıyla üzerinden geçilir:
- Hedef. Bu fuardan ne bekleniyor: distribütör, proje, bayi, pazar bilgisi. Hedef bir cümledir ve herkes ezbere bilir.
- Ürün ve mesaj. Hangi ürünler sergileniyor, her birinin üç cümlelik anlatımı, en sık sorulan beş soru ve cevabı, rakip ürünlerle karşılaştırma yapılmayacağı. Katalog, numune ve tanıtım malzemesinin adedini ve kime verileceğini katalog ve numune planı yazımızda anlattık.
- Görevler. Karşılama (koridora dönük, ayakta, ilk soruyu soran), teknik (ürün başında), satış (görüşme alanında), stand sorumlusu (organizatör, teknik ve ikram konuları). Üç kişilik standda bile görevler yazılıdır.
- Vardiya. Fuar günleri uzundur; dört saatlik vardiyalar ve öğle rotasyonu standı hiç boş bırakmaz. Oturarak telefon bakan personel, kapalı stand demektir.
- Görünüm ve dil. Kıyafet kuralı, yaka kartı, yabancı ziyaretçiyle hangi dilde konuşulacağı; gerekirse tercüman ya da hostes fuar öncesi brief'e dahil edilir.
02
Ziyaretçiyle ilk otuz saniye
Koridordan geçen ziyaretçi üç saniyede karar verir: durur ya da geçer. Durdurmak standın işidir (grafik, ışık, ürün); konuşturmak personelin. İlk cümle ürün anlatımı değil, açık uçlu sorudur: hangi sektörde çalıştığı, fuara ne için geldiği, bugün ne aradığı. İhtiyacı anlaşılan ziyaretçi görüşme alanına alınır; yalnızca bakan ziyaretçiye katalog verilir ve teşekkür edilir. İkisi de kaydedilir, ama farklı derecede.
Görüşme alanında kalem, kayıt formu ya da tablet, ürün numunesi ve su hazır durur; görüşme on beş dakikayı aşıyorsa randevuya çevrilir. Fiyat sorusuna standda genel cevap verilir, teklif fuardan sonra yazılı gönderilir; bu hem rakip kulaklarına karşı hem takip için gerekçe yaratır.
Aklınızda kalan bir soru mu var?
Hangi aşamada olursanız olun, telefonla ya da WhatsApp üzerinden on dakikada yol gösterelim. Teklif istemek zorunda değilsiniz; ilk fuarına hazırlanan bir firmanın sorusunu cevaplamak bizim için de işin parçasıdır.
03
Kayıt formu ve KVKK
Kartvizit almak ya da form doldurtmak kişisel veri işlemektir; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamına girer. Fuar standında uyulması gereken asgari düzen:
- Aydınlatma. Veri toplamadan önce kısa bir aydınlatma metni gösterilir: veri sorumlusunun kimliği, hangi verinin hangi amaçla işlendiği, kimlere aktarılabileceği, saklama süresi ve KVKK md. 11'deki haklar. Formun altına ya da tablet ekranına konur; tam metne web sitesindeki bağlantıyla ulaşılır.
- Veri asgariliği. Yalnızca amaç için gereken alanlar: ad, şirket, görev, e-posta, telefon, ilgi alanı. Özel nitelikli veri (sağlık, inanç, sendika) istenmez.
- Açık rıza, ayrı kutular. Teklif göndermek için rıza gerekmez (sözleşme öncesi görüşme), ama bülten ve pazarlama iletisi için ayrı ve işaretlenmemiş bir onay kutusu gerekir. Tek kutuya "hepsini kabul ediyorum" yazmak geçersizdir.
- Ticari elektronik ileti onayı. E-posta ve SMS ile pazarlama için 6563 sayılı Kanun gereği ayrıca onay alınır ve onay İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilir; ziyaretçi onayı dilediği zaman geri çekebilir.
- Saklama ve güvenlik. Kâğıt formlar fuar sonunda kilitli taşınır, dijital kayıtlar yetkili kişilerin erişebildiği CRM'e aktarılır, kartvizit fotoğrafları kişisel telefonlarda kalmaz.
Kartvizit tarayıcı ve organizatörün yaka kartı okuyucusu kullanılıyorsa, okunan verinin nereye gittiğini ve organizatörle veri paylaşım koşullarını katılımcı sözleşmesinden kontrol edin.
04
Takibe hazır kayıt
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Ad, şirket, görev, ülke | Kimin karar verici olduğunu ve hangi pazara ait olduğunu gösterir |
| İletişim (e-posta, telefon) | Takip kanalı; yalnızca biri yeterlidir, ikisi tercih edilir |
| İlgi alanı ve ürün | Teklifin doğru ürünle gitmesini sağlar |
| İhtiyaç tarihi | Sıcak, ılık ve bilgi ayrımının temeli |
| Görüşme notu | Fuardan iki hafta sonra arayan kişinin hatırlamadığını hatırlatır |
| Söz verilen aksiyon ve tarih | Teklif, numune, ziyaret; takibin ölçüldüğü alan |
| Rıza ve İYS onayı | Pazarlama iletisi gönderilip gönderilemeyeceğini belirler |
- 3 iş günü
- sıcak kayıtların aranması ve söz verilen belgenin gönderilmesi için hedef süre; AUMA takibin mümkün olan en kısa sürede yapılmasını önerir
- 2 onay
- pazarlama için gereken ayrı onay: KVKK açık rızası ve ticari elektronik ileti onayı (İYS kaydı)
Kaynak: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
05
Sık sorulan sorular
- Standda kaç kişi olmalı?
Her 12–15 metrekare açık cephe için bir kişi iyi bir başlangıçtır; 24 metrekarelik köşe standda üç kişi (karşılama, teknik, satış) ve bir yedek yeterlidir. Kalabalık stand ziyaretçiyi ürkütür, boş stand geçirir.
- Hostes ya da tercüman gerekir mi?
Yurt dışı fuarda ziyaretçinin dilini konuşan bir kişi gerekir; ürünü bilen kendi personeliniz yoksa tercüman tutulur ve fuar öncesi brief'e dahil edilir. Hostes karşılama görevini üstlenir, satış görüşmesini yapmaz.
- Organizatörün yaka kartı okuyucusunu kullanmalı mıyız?
Hızlı kayıt sağlar; ama okunan verinin saklandığı yer ve organizatörle paylaşım şartları sözleşmede yazılı olmalıdır. Kendi görüşme notunuzu ve rıza kutularınızı okuyucuya ek olarak yine tutun.
- Fuarda ikram ve hediye vermek işe yarar mı?
İkram görüşmeyi uzatır, hediye hatırlatır; ikisi de ziyaretçiyi durdurmaz. Bütçe sınırlıysa önce ışık ve grafik, sonra ikram. Hediye ürünle ilgili ve taşınabilir olmalıdır.
Fuar tarihiniz belliyse geri sayım başladı
Parsel sözleşmesi imzalandığı gün stand takvimi de işlemeye başlar. Fuarın adını, tarihini ve parsel ölçüsünü yazın; iki iş günü içinde konsept görseli ve kalem kalem yazılmış teklifle dönelim. Teklif istemek sizi hiçbir şeye bağlamaz.